50 способов уладить дела быстрее, лучше и проще

Организация работы, Тайм-менеджмент Комментировать

Набор инструментов Все мы хотим справиться со своими задачами, то ли они касаются дел, которые мы вынуждены делать, чтобы иметь возможность заниматься делами, которые любим делать, а то и с такими, которые просто созвучна цель нашей жизни. На помощь вам я собрал 50 идей, советов, хитростей и подсказок, которые помогут вам работать лучше.

  1. Важнейшие задачи: в начале дня (или вечером накануне) сплануйте три-четыре важнейшие дела, которые нужно сделать за день. Сделайте их первыми. Даже если вы не сделаете ничего другого, ваш день все равно будет продуктивным.
  2. Большие глыбы: крупные проекты, над которыми вы сейчас работаете. Ежедневно или еженедельно выделяйте время на продвижение масштабных задач.
  3. Пустые «Входящие»: Решайте, что делать с письмами только что прочитав их. Если что-то следует поступить, сделайте это здесь же или введите задачи в списке дел и закройте письма. Если в письме есть важная для работы информация, сохраните ее. Спорожняйте «Входящие» ежедневно.
  4. Просыпайтесь рано: увеличьте продолжительность рабочего дня, благодаря раннем вставании - работайте тогда, когда никто и не подумает посягать на ваше время.
  5. Пришло - ушло: избегайте захаращення, пользуясь привычке «замены». Только что купив что-то новое, выбрасывайте или отдавайте старое. Например, покупая новую рубашку, избавьтесь старой. Вариант: одно пришло - двое ушли. Вариант полезен, когда количество ненужных вещей мешает вам жить.
  6. Мозговой штурм: процесс спонтанной генерации идей без права на их изменение или отбрасывание. Многие люди используют для этого специальные «карты сознания»: прицепе на середину большого листа бумаги символ задачи, которую хотите решить и начните писать вокруг все, что приходит вам в голову. Разовьет каждую из идей, продумуючы детали. НЕ замислюйтесь или хорошая она или плохая - вам не придется использовать каждую из них, просто высвободит их из сознания. За какое время вы начнете удивлять себя действительно классным выдумками.
  7. Повсеместное нотування: всегда имейте при себе несколько бумажек и ручку, пригодится также электронный нотатник, наладонников или мобильный. Храните каждую мысль, которая не достойна забвения. Пусть то будет идея какого дела, которую вы хотите осуществить, мысль о встрече, которую следует назначить, или напоминания о чем-то, что стоит купить при следующем посещении супермаркета. Периодически просматривайте свои записи и переносите их в надлежащие места: в списке дел, дневника и т.д.
  8. Висипайтеся: сон - залог хорошего здоровья, качественного обучения и чистого сознания. Спите как минимум восемь часов (или же используйте систему Стива Павлина). Осознаете сон как удовольствие, как нечто, что вы делаете из любви к себе, не думайте о нем как о будничные необходимость или как роскошь.
  9. 10 +2 * 5 Внешняя ссылка : Работайте короткими десятихвилиннимы сессиями, делая между ними двохвилинни перерыва. Используйте таймер. Пять таких сеансов в час помогут вам оставаться сосредоточенным и при этом не перевантажуватись. Уделите эти две минуты созерцание окружающего пейзажа, легком перекус или короткой медитации. Отдыхайте с удовольствием.
  10. Разумные цели КВаДРуС (SMART goals) Внешняя ссылка : Сокращение на обозначение правил заключения целей. Правила призваны обезопасить от постановки недосягаемых целей. Сокращение в переводе с английского означает: конкретные, измеряемые, достижимые, реалистичные и своевременные.
  11. Успех (SUCCES) Внешняя ссылка : Еще один принцип-сокращения книги чипа и Дэна Гиза «Рожденные яркими» (Made to Stick), SUCCES - это перечень свойств, характеризующих яркость идеи. Яркие идеи просты, неожиданные, конкретные, правдоподобно и увлекательные.
  12. Съешьте лягушку: сделайте найнеприемнише задания первой. Выражение берет начало из пословицы, которая гласит, что если первое, что вы должны сделать в начале нового дня, это съесть лягушку, то все, что случится с вами в дальнейшем, уже тoчно не будет таким неприятным.
  13. Правило 80/20 (правило Парето): в общем, правило 80/20 гласит, что основная и самая важная часть работы (80%) делается довложением меньшего количества усилий (20%), тогда как завершающая и менее важная часть (20%) требует большого количества усилий (80%). Выясните, какая часть вашего труда составляет основную часть работы и отдавайте ей максимум своей энергии.
  14. Каков следующий шаг?: Не планируйте заранее все, что вам следует сделать, чтобы выполнить проект, концентруйтеся только на следующей действия, продвинут работу вперед. Обычно такой маленький шаг приведет вас к следующему, а тот к следующему и так далее, пока вы, или полностью не выполните проект, или на чем-зам о поритеся: необходима будет дополнительная информация или чье-то вмешательство т. д. Дробить задачи насколько возможно: вы же не можете «провести Интернет», но вы можете «позвонить провайдеру и заказать услугу подключения».
  15. « Тайна » Внешняя ссылка : посмотрите Внешняя ссылка фильм.
  16. Пригальмуйте Внешняя ссылка : Выделите время на себя. Ешьте медленно. Читайте медленно. Насладитесь линнощамы на выходных. Возьмите время на то, чтобы сделать все как следует. Старайтесь сбалансированности между «сумасшедшим» ритмом на работе и остальной жизни.
  17. Измельчение задач (таймбоксинг) Внешняя ссылка : Планируйте отдельные временные промежутки в работе над крупными проектами. В такое время Уделяйте все внимание выполнению задач, касающихся исключительно этих проектов. Не пытайтесь завершить все в один присест, просто не видволикайтесь ни на что другое. Вариант: определены цели. Например: вы не встанете пока не напишете 1000 слов, или не обработает десять заказов и т. д.
  18. Пакетная обработка: выполняйте похожие задачи вместе. Например, не разбирайте электронную почту в течение всего дня, вместо сплануйте время, когда вы откроете «входные» и последовательно просмотрите и отреагируют на все сообщения. То же касается голосовой и обычной почты, телефонных звонков и т.д. - любая шаблонные работа или однотипные задачи.
  19. Четверти Стивена Кови: система определения приоритетов. Две координатные оси: важность и срочность. Задания распределяются к одной из четырех координатных четвертей: неважно и не срочные, неважно и срочные, важные и срочные; важные и срочные. Забудьте про неважное и не срочные задачи, отложите неважно, но срочные, старайтесь избегать ситуаций когда важные задачи становятся срочными, а наибольшее внимание уделяется выполнению задач, которые попали в четверть важных, но не срочных.
  20. Обрабатывайте все тут же: не откладывайте задачи на потом в надежде разобраться с ними впоследствии. Спрашивайте себя: «что мне с этим сделать?» Каждый раз при запуске письмо или реагируйте на него сразу, или планируйте задания на позднее или делегируют кому или храните информацию по нему.
  21. НЕ разрывают цепи: пользуйтесь календарем для пометка своих ежедневных задач. Каждый день что-то сделав, например написав запланированные 1000 слов, поставьте жирный крестик на обозначение выполненного задания. Цепочка крестиком увеличиваться каждый день. НЕ разрывают его. Не позволяйте появления «пустых» дней в последовательности дней вашего успеха.
  22. Осматривайте: еженедельно выделяйте время на то, чтобы взглянуть на уже сделанное и спланировать дела на следующую неделю. Посмотрите, не следует начинать новые проекты, подумайте, или то, что вы делаете отвечает целям вашей жизни.
  23. Роли: в своей жизни каждый разделяет несколько ролей. Человек одновременно можете быть преподавателем, студентом, журналистом, отцом, мужем, братом, активистом движения за мир, спортсменом и т.д. Осознание своих ролей и стремление разграничивать их в нужный момент может помочь вам научиться гармонично сочетать их и выполнять. Ставьте цели в рамках отдельных ролей и следите, чтобы они не противоречили друг другу.
  24. Состояние «потока»: состояние, которое происходит, если вы настолько погружены в то, что делаете, что не замечаете течения времени, работа делается сама по себе. Может быть нелегко войти в такое состояние сознательно, однако вы можете создать себе условия, выбрав непрерывный, посвященный ей, промежуток времени, устранив факторы отвлечения, сосредоточившись.
  25. Сделайте прямо сейчас Внешняя ссылка : Боритесь с откладывания, пользуясь словами «сделать прямо сейчас» как мантрой. Ограничьте время на принятие решения одной минутой, решайте, что собираетесь делать со всем, с чем столкнулись в жизни той же миг как оно приходит к вам. Научитесь твердо принимать решения, даже если не уверены в них на все сто. Просувайтесь вперед.
  26. Отсчет времени Внешняя ссылка : Адвокаты отслеживают продолжительность каждого своего действия, так что им легко выставлять счета клиентам. Вам следует вести учет всего, что вы делаете, чтобы иметь возможность анализировать и оценивать свое время. Сколько времени в среднем уходит на выполнение определенной задачи? Действительно ли 10 минут забрала «десятихвилинна» дело. Действительно ли вы работали восемь часов подряд, или треть этого времени забрали какие-то другие дела?
  27. Системное затягивание Внешняя ссылка : Способ осознания и использования привычки откладывать работу «на потом» с целью успешного выполнения задач. Вместо выполнять самые первые и самые важные задачи в списке часто хочется сделать следующие за ними дела, ведь делать их легче и приятнее. Так почему бы не поставить первым пунктом некую средней важности дело, назначив ей наивысший приоритет и поставив нереальный срок исполнения. На самом деле она, конечно же, не такая и важна, однако в результате действительно важные задачи оказываются выполненными. Системное затягивание требует незаурядных навыков самообман. К счастью именно такими навыками настоящие лентяи и отличаются:)
  28. Жизненные ориентиры: сформулируйте свои жизненные приоритеты и обращайтесь к ним ставя краткосрочные цели. Думайте, что приближает вас ваш очередной поступок к цели вашей жизни? Если нет - самое время отказаться от ненужных движений. Время от времени просматривайте свои ориентиры.
  29. Обратное планирование: методика планирования, основанная на определении шагов, что в обратном порядке отчисляются от окончательного результата к шагу первому. Представьте себе достигнутую цель. Какой последний шаг следует сделать, чтобы прийти к ней? Какой шаг предшествует последнему шагу? А какой предпоследнем? И так далее до тех пор, пока вы не окажетесь в начале пути. Вы знаете с чего начать.
  30. Видимкниться: создайте свой собственный пространство, одягнувшы наушники. Люди значительно реже решаются побеспокоить кого-то в наушниках, а вам совсем не обязательно включать в них музыку - ведь кто кроме вас знает, что в ваших ушах?
  31. Записывайте: не перегружайте слишком свою память. Записывайте запланированные дела, расписание на день, да и вообще, будь что, что приходит вам в голову - благодаря этому вы сможете жить розслабившись, зная, что точно ничего не забудете. Сделайте из вашей записной книжки или компьютеру эффективную систему напоминания и хранения информации. Используйте мозг по назначению: пусть он думает, а не занимается мелочами.
  32. Пятиминутка: короткие отрезке времени, которые случаются в течение дня, когда мы ждем маршрутку, стоим в очереди или успеваем на несколько минут раньше запланированного времени. Составьте список маленьких пятиминутного задач, которые можно сделать в такие короткие промежутки, или всегда имейте с собой что-нибудь почитать, или в рамках больших задач.
  33. Однозадачнисть: мы любим считать себя людьми многозадачном, однако на самом деле ими не являются. На практике, выполняя много задач сразу, человек распределяет время на короткие промежутки, каждый из которых уделяет отдельному заданию. Но поскольку на полноценное погружение в дело идет несколько (а по проведенным исследованиям и более 20) минут, то выливается такой подход менее качественные результаты по каждой из задач, по сравнению с теми, получаемые, когда на выполнение одной задачи выделяется отдельное время .
  34. Привычки Внешняя ссылка : Привычки - это не только действия, которые мы привыкли делать, не задумываясь, - это также и отражение нашего мировоззрения и того, как мы взаимодействуем с миром. Просмотрите свои привычки и подумайте, на что они направлены и о которых ваши черты, верования и ожидания они говорят миру. Что следует изменить с тем, чтобы показать миру другого себя? «Посеешь поступок - пожнешь привычку, посеешь привычку - пожнешь характер, посеешь характер - пожнешь судьбу».
  35. Движители: оставляйте на видных местах напоминания, которые помогут выработать новые привычки или о чем-то не забыть. Например, положите на полку возле двери книжки, которые следует вернуть в библиотеку - вы не уйдете из дома, не взглянув на них, и вспомните, что их надо захватить с собой.
  36. Прибериться: бардак - это все, что находится не на своем месте или случается несвоевременно. Не обязательно стремиться безупречной чистоты, ведь можно иметь идеально убраны рабочее место, на котором невозможно будет сделать что-то путного важно своевременно иметь все нужное под рукой, не нарушая ради поисков нормального рабочего поцесу. Порозумийте, щ? создает захаращення в вашем рабочем и жизненном пространстве и избавьтесь их возбудителей.
  37. Визуализируют: представьте себя в будущем таким, каким хотите стать. На что похоже вашу жизнь? Или то вы, кем на самом деле хотите быть? Если чувствуете, что нет, заново обдумайте свои жизненные стремления. Если же картинка и ощущения вам нравятся, представьте, как вы делаете последовательные шаги на пути к желаемому - вот вам и готовый план действий! Запишите его и выполните.
  38. 43 каталога: набор из 43 папок, подписанных «1» - «31» и «Январь» - «Декабрь», предназначенных для напоминания о делах, которые назначены на определенные дни. В начале нового месяца вы распределяет все материалы каталога этого месяца между папками-датами, а папку с прошлым месяцем перемещает на низ относится. То же касается и тек-дней: каждый день вы переместите папку предыдущего дня на низ. Например, если сейчас апрель, а на 23 мая у вас запланирована прогулка, вы сначала вкладываете путеводитель и билеты в папку «Май», а первого мая переносите их в папку «23». 23 мая каталог «23» окажется сверху, а в ней - все, что вам понадобится в тот день.
  39. Список дел, которые не следует делать: полезная вещь для напоминания о привычках, которые снижают их производительность. Например, игра в онлайн-игры.
  40. Шаблоны: создавайте шаблоны задач, которые делаете больше десяти раз. Письма, ответы на стандартные сообщения, записи в блог и т.д.
  41. Список пидзавдань: планируя большая задача, составьте список последовательных шагов, необходимых для его выполнения. Вы не роздумуватимете посреди дороги, что делать дальше, а сохранив такой список, сможете использовать его выполняя подобное задание.
  42. Умение говорить «нет»: умение говорить «нет» - новым обязательствам, препятствия, любые чему - одна из самых ценных навыков, которые можно приобрести. Она позволит вам сосредоточиться на ваших собственных интересах и обеспечит время на их воплощение.
  43. Расписание: планируя дела, сначала заносят в планера время на отдых, развлечения и личные дела (на то, что вам хочется делать). Лозунг «сначала платите себе» так же касается и времени. Остальное время отводите на непрерывные сеансы работы. Как вариант, можно записывать их уже после выполнения:) вознаграждают себя за каждый кусок хорошей, сосредоточенной работы.
  44. Чистка: периодически просматривайте взятые на себя обязательства и позбувайтесь тех, которые либо не соответствуют вашим жизненным целям, или постоянно «видсмоктують» ваши время и энергию.
  45. Один ящик: уменьшите количество мест, в которых вы сосредотачивает новую информацию - ящик входящих материалов. Лучше всего, имейте одну такую «ящик». Многие люди почуваться значительно увереннее, собрав перед собой все, что касается проекта, который необходимо выполнить, все равно, насколько он велик.
  46. 50/30/20 Внешняя ссылка : Тратьте 50% рабочего дня на задачи, которые приближают вас к цели жизни, 30% на достижение среднесрочных целей (ближайшие года два), а оставшиеся 20% Уделяйте задачей, касающиеся ближайшего времени жизни (три месяца).
  47. Таймер: пообещайте себе работать над определенным проектом или задачей (и исключительно над ним) в течение заранее определенного периода времени. Установите таймер (прислужиться мобильный телефон или компьютер) и начинайте работу. Когда таймер зазвенит - хватит, переходите к другому проекту или задачи.
  48. Работайте якнайгирше: позвольте себе избить Байдики, разрешите в чем напортачиты. Отдохните от необходимости добиваться совершенства во всем, да еще и с первого захода. Вы, безусловно, вернетесь к делам и все конец, но сейчас, прямо сейчас - дайте волю своему ледащо.
  49. Назначьте свидание с собой Внешняя ссылка : Еженедельно планируйте отдельное время для себя. Взгляните на свою жизнь: что работает, что не работает? Каких ошибок вы припускаетесь? Что можно изменить? Позвольте себе познать себя.
  50. [Это место намеренно пусто]: Список получился величеньким, но и не слишком исчерпывающим. Последний пункт следует заполнить вам самим. Чем пользуетесь вы? Чем хотелось бы поделиться с другими? Коментуйте або складайте свій список та діліться ним з нами!

Стаття Дастіна Вакса .

Залиште відгук

RSS-потік записів RSS-потік коментарів Вхід